广东工程职业技术学院合同管理办法

（2022年4月21日经校长办公会审议通过，4月30日经党委会审定，粤工程职院发〔2022〕94号文公布，

自2022年8月2日起施行）

 

第一章 总则

第一条 为加强学校合同管理工作，严格合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规以及《广东工程职业技术学院章程》的相关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，均适用本办法。

第三条 凡涉及学校与平等主体的自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的事项，均应当订立合同。

符合以下情况之一的，必须以书面形式订立合同：

（一）同一个采购项目中同一供应商的预算金额为2万元及以上的；

（二）政府采购类项目的；

（三）有质量保证、履约保证等担保约定的；

（四）有封样要求的；

（五）较长时间定点采购、服务、维修（护）、工程类等业务的；

（六）业务归口管理单位认为必须签订书面合同的；

（七）法律、行政法规规定必须采用书面形式订立合同的。

第四条 各类合同由学校法定代表人签署，或由法定代表人授权委托相关负责人签署。学校所属不具有法人资格的单位未经授权不得以自身名义独立对外订立合同。校属具有法人资格的单位，经学校同意，可根据单位章程规定，在其业务范围及承担责任能力范围内，依法承担民事义务，对外订立合同并承担法律责任。对于上级文件、规定或其他特殊情况无法订立书面合同的，由业务承办单位报业务分管校领导批准后按相关规定办理。

第五条 合同订立必须遵守国家各项法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，任何单位和个人不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实，不得提供虚假情况，不得利用合同损害学校利益。

 

第二章 合同的管理

第六条 学校合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。

第七条 校长全面负责学校合同管理工作，分管校领导、有关职能单位依照岗位和单位职责履行相应的合同管理责任。

第八条 合同由合同综合管理单位、合同归口管理单位依各自权责进行管理。

第九条 党政办公室为合同综合管理单位，行使合同综合管理职能，统一指导学校合同事务。主要职责包括：

（一）负责拟定、修改学校合同管理的基本规章制度；

（二）负责审核合同文本格式、内容及签订程序；

（三）负责管理合同用章；

（四）负责监督考核合同履行情况；

（五）负责合同文本及相关资料的编号备案和档案保管；

（六）协助合同承办、归口单位开展相关法律咨询服务。

第十条 各单位按照职责范围，为相应合同的承办单位，主要职责包括：

（一）分析论证合同事项的真实性、可行性；

（二）调查合同相对方的主体资格、信用情况，必要时提供佐证；

（三）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本，将合同文本及资料提交审查；

（四）根据合同履行中出现的问题，提出解决问题的意见或建议；

（五）对合同经济事项的必要性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任；

（六）负责及时上报和处理合同纠纷。

第十一条 校属各单位根据职能范围，承担相关合同的审核和管理工作，主要职责包括：

（一）负责对重大项目或涉及较高专业技术项目进行可行性论证，对重大条款要聘请有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估；

（二）负责验证合同相对方主体资格及信用状况；

（三）负责审核合同基本条款的完备情况；

（四）负责审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致，是否符合学校规定；

（五）负责法定代表人授权签署合同的落实;

（六）对合同经济事项的必要性、可行性、合法性及价款的合理性等负有审核责任；

（七）负责协调处理合同纠纷；

（八）负责监督合同的履行，负责管理范围内合同资料的归档和保管工作。

第三章 合同的签订

第十二条 合同承办单位负责起草合同文本，并对合同及相关资料的真实性、可行性提出意见。合同采取书面形式，要求文字准确，表述严谨，格式规范。合同有示范文本的，原则上应使用示范文本，包括国家规定的标准合同文本及学校制定的示范文件。

第十三条 合同应具备以下主要内容或条款：

（一）项目名称、范围、内容；

（二）当事人的姓名、地址和联系方式；

（三）双方的权利、义务；

（四）项目期限、进度安排或工作计划；

（五）履约期限、地址和方式；

（六）项目质量要求（服务标准）、检验或验收方法；

（七）合同价款与付款方式；

（八）项目变更方式；

（九）违约责任及处置办法；

（十）解决争议的方法。

第十四条 合同承办单位起草合同文本前需要进行谈判的，应及时向业务归口管理单位和业务分管校领导汇报；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，应主动咨询法律顾问意见，如有必要，可邀请法律顾问一起参加谈判。

第十五条 学校实行合同会签审批制度，合同内容涉及多个单位的，须经相关单位会签。合同订立时，实行OA系统在线审批，相关单位和责任人履行相应的审查会签程序，责任单位、责任人通过在OA系统流程审签时表达的审核意见，与书面签署意见具有同等的法律责任，学校不再另行走纸质文档的会签。按不同的合同类型分以下两大类审批流程:

（一）采购类合同

1.项目金额十万元及以上的采购类合同，由经办人发起并经单位负责人同意后，经采购管理单位、业务归口管理单位、经费管理单位、财务单位、党政办公室、法律顾问、审计单位审核，业务分管校领导、学校法人代表审批同意后，学校法人代表代表学校签订。由党政办公室归档后，合同承办单位履行合同、采购单位监督执行。

2.项目金额五万元至十万元以下的采购类合同，由经办人发起并经单位负责人同意后，经采购管理单位、业务归口管理单位、经费管理单位、财务单位、党政办公室、法律顾问审核，业务分管校领导审批同意后代表学校签订。由党政办公室归档后，合同承办单位履行合同、采购单位监督执行。

3.项目金额为五万元以下的采购类合同，由经办人发起并经单位负责人同意后，经采购管理单位、业务归口管理单位、经费管理单位审核，业务分管校领导审批同意后代表学校签订。由党政办公室归档后，合同承办单位履行合同，政府采购类项目的由采购单位监督执行，部门零散采购类项目的由业务归口管理单位监督执行。

（二）非采购类合同

1.项目金额十万元及以上的非采购类合同，由经办人发起并经本单位负责人同意后，需经业务归口管理单位、经费管理单位、财务单位、党政办公室、法律顾问、审计单位、业务分管校领导审核，学校法人代表审批同意后代表学校签订。由党政办公室归档后，合同承办单位履行合同、业务归口管理单位监督执行。

2.项目金额十万元以下的非采购类合同，由经办人发起并经本单位负责人同意后，需经业务归口管理单位、经费管理单位、财务单位、党政办公室、法律顾问审核，业务分管校领导审批同意后代表学校签订。由党政办公室归档后，合同承办单位履行合同、业务归口管理单位监督执行。

3.合同金额为零的框架性合同，由经办人发起并经本单位负责人同意后，需经业务归口管理单位、党政办公室审核，法律顾问、业务分管校领导审批同意后代表学校签订。由党政办公室归档后，经办单位履行合同、业务归口管理单位监督执行。

框架性合同，由业务归口管理单位设计合同通用模板，经学校审批同意后，由承办单位依据通用模板和实际情况修订申报合同，业务归口管理单位监督执行。属于三重一大事项或超出领导个人审批权限的合同，需按有关规定进行报批程序。承办单位应对合同总额进行合理估算，并取估算值的上限进行分类判定。

4.校属独立法人单位（机构）的合同，按有关财务管理规定，由经办人发起并经本单位负责人同意后，经该单位（机构）法人审批同意后加盖该单位（机构）用章，抄送业务分管校领导备案，由党政办公室归档。

第十六条 合同在送审会签时，合同承办单位应按合同类别提供下列相关资料：

（一）项目立项批准文件

（二）招投标文件及评标、定标结果；

（三）对方资质证明材料；

（四）反映合同洽谈过程、结论的书面文件，包括洽谈纪要、会议决定、领导批示等。

第十七条 参与会签、审核的单位，应分工协作，各负其责，重点审核与本单位职能相关的条款与内容，以确保学校的权益得到法律保护。

第十八条 签订合同原则上使用“广东工程职业技术学院”章。

第十九条 签订合同必须完成学校OA系统在线审核、审批流程后方可用公章办理。由合同承办单位到党政办公室办理合同编号，并加盖学校公章。如学校法人代表在合同审批表格上手写签名，纸质合同与会签审批合同内容一致，使用法人签字章并加盖学校公章的视同签字效力。

办理盖章手续的合同审批表格、纸质合同原则上由党政办公室从已审批的OA系统审批流程中打印。如合同合作方提供了已签字盖章的纸质合同，由经办人及合同承办单位负责人负责审核纸质合同内容，必须与OA系统审批流程中最终审定的合同电子版文本内容一致。如出现不一致的情况，经办人及合同承办单位责任人要担负相应责任。

第二十条 合同签订后，按规定应分别在党政办公室、采购管理单位、业务归口管理单位等存档。

 

第四章 合同的履行

第二十一条 合同签订后，即具有法律效力，双方当事人应当全面履行。

第二十二条 合同承办单位及业务归口管理单位必须按合同约定条款组织实施，并对合同执行情况进行监督检查，保质、保量，按期完成合同约定事项。

第二十三条 财务单位应根据合同条款及相关单位提供的资产验收等凭据，办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，不予结算付款。

第二十四条 合同履行过程中产生的补充协议、合同履行记录等资料为合同的组成部分，合同承办单位应及时、妥善地收集、整理和保存。

第二十五条 在合同履行过程中，确需签订补充合同，或变更、解除合同的，应当签订书面合同，解除、续签合同按原合同订立的审批程序进行审核批准，变更与签订补充协议须报送分管校领导审批同意；涉及增加经费的，还须先报送计划财务单位审核。承办单位应提交合同对方单位申请或同意变更、解除、续签合同与签订补充协议的书面材料，加盖单位负责人意见和分管校领导审批意见，并按规定的合同审查权限和程序报批。

第二十六条 合同承办单位及归口管理部门应当加强合同登记管理，如校内单位或职能发生调整，则调整后的机构应依据职能归属范围履行相应职责。

第二十七条 合同执行过程中出现争议时，由双方协商解决，协商无法达成一致，通过仲裁或法律程序解决。

 

第五章  责任追究

第二十八条 学校各单位及其相关责任人在订立、履行合同时，因相关责任人原因导致合同违法的，由其承担相应的责任。

第二十九条 业务归口管理单位逾期未将完成的合同材料移交学校档案管理单位或造成有关资料遗失的，学校视其情节轻重追究当事人责任。

合同会签、审核单位应认真履行职责，保障学校合法权益不受损失。如因审查不严、隐瞒条款等造成损失的，应负相应责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。

第三十条 学校各单位及其相关责任人在订立、履行合同时，有下列情形之一的，学校视其情节轻重，给予其相应处分；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：

（一）未经授权、超越授权范围或者滥用代理权擅自对外订立合同；

（二）提供虚假资料或者虚构事实订立合同；

（三）未按相关规定提交审核、送审等程序，擅自对外订立合同；

（四）在合同的谈判、签订、履行、纠纷解决、管理等过程中滥用职权、玩忽职守；

（五）因故导致合同延迟履行、不履行或不完全履行的；

（六）与他人恶意串通，或者利用合同谋取私利；

（七）遗失、篡改或者擅自销毁合同及相关文件；

（八）因故意或者重大过失泄露合同所涉及秘密；

（九）未及时妥善处理合同纠纷，或者擅自放弃权利；

（十）其他违反法律、政策和学校规定的行为。

第三十一条 党政办公室有权不定期组织学校合同事务的监督和检查工作。合同监督和检查的内容包括学校合同管理制度的落实、合同示范文本的使用、合同授权管理及合同的审核、签订、用印、履行、档案管理等情况，并进行检查反馈。

第三十二条 合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当保守合同秘密。

 

第六章 附则

第三十三条 本办法由党政办公室负责解释。

第三十四条 本办法与上级法规、文件不一致的，以上级法规、文件为准。

第三十五条 本办法自印发之日起施行，原《广东工程职业技术学院合同管理办法》（粤工程职院发〔2018〕93号文公布）同时废止。