校属各单位：

为做好我校2024年度档案工作，请各单位按时将2023年度产生的、并已办理完毕的各类文件材料按归档时间和要求整理好后移交到学校综合档案室。具体要求如下：

一、移交时间：2024年5月1日之前。

二、移交地点：清远校区图书馆一楼综合档案室

三、工作要求：

（一）各单位领导高度重视档案工作。单位档案负责领导要督促兼职档案员做好档案收集整理工作，认真把好归档材料的审核关。

（二）各单位教职工要全力配合档案工作。每个人根据部门机构职责和自己的岗位职责（详见附件3、附件4），将在工作中形成的、已处理完毕的、有保存价值的工作资料原件交本单位兼职档案员归档。

（三）各单位兼职档案员严格按照归档范围，收集、整理2022年度在各项工作活动中形成的、已处理完毕的、有保存价值的各种载体的文件材料，并进行初步立卷。具体可参考附件2《广东工程职业技术学院档案工作管理制度系列文件》中各类档案管理细则中的要求。

（四）归档的文件材料必须是原件，必须完整、齐全，符合文件印制规范。移交纸质文件材料的同时，如有相应的电子文件请一并移交。

（五）档案移交严格履行交接手续。各单位兼职档案员填写档案移交表（详见附件1）纸质版一式两份，由单位负责人、兼职档案员签名，并加盖单位公章；电子移交表一份通过OA发给档案室联系人。档案室根据移交清单按立卷归档要求进行检查验收，符合要求的档案室签名接收；不符合要求的退回归档单位重新整理，合格后方可办理移交手续。

特此通知。